Structurer des workflows documentaires pour accélérer une croissance à l'internationale
Industrie
BTP
Nouveaux clients internationaux
+8
Rôle
UX/UI Designer
Durée
9 mois (2024-2025)
Équipe
Product Owners
Product Manager
Développeurs Fullstack & QA
Scope
UX Research
UX/UI Design
Interaction Design
Workshops
Benchmark
Focus groups
Problématique
Dans des projets BTP complexes, les équipes manquaient de visibilité sur l'état de validation des fichiers, générant des pertes d'efficacité importantes à chaque transfert documentaire
Solution
Proposer un système de validation en trois statuts (Travail en cours → Partagé → Publié), modulaire, configurable par client et aligné à la norme ISO 19650. L'objectif : rendre chaque étape du workflow lisible en un coup d'œil, sans imposer une logique rigide à des équipes aux pratiques documentaires très différentes.
Résultats
Meilleure lisibilité et traçabilité des workflows validée par les utilisateurs. Le produit a décroché 8 nouveaux clients internationaux grâce à sa conformité ISO 19650.
À propos du projet
AxeoBIM est une application de stockage de fichiers et de collaboration dédiée aux projets de construction de grande envergure : à mi-chemin entre un Jira et un Dropbox, adapté aux enjeux du BTP.
L’enjeu était de permettre à nos clients d’adopter une méthode de validation documentaire alignée sur la norme ISO 19650, devenue centrale dans les projets de construction à l’international.
Challenges
Dans les projets BIM (Building Information Modeling), des centaines de dossiers structurent la documentation et conditionnent directement la circulation, la validation et l’exploitation des fichiers.
Ces dossiers communiquent des informations clés : catégorie des fichiers, société émettrice, statut de validation, etc.
Le défi n’était pas seulement de créer un workflow ISO 19650, mais de le rendre compréhensible, personnalisable et déployable sans casser les logiques documentaires propres à chaque client.
Avec ces contraintes, nous voulions :
Automatiser les étapes de validation des fichiers
Faciliter la création d'arborescences documentaires complexes à grande échelles
Introduire les statuts "Travail en cours", "Partagé" et "Publié", au cœur de la norme ISO 19650
Discovery
RECHERCHES SECONDAIRES
Comprendre les exigences d’une norme ISO
Documentation spécialisée, contenus d’experts et retours en ligne : cette recherche documentaire était indispensable pour comprendre un sujet complexe, partager ses enjeux avec l’équipe, challenger les premières pistes proposées par les PO et mieux préparer les ateliers d’idéation.
FOCUS GROUP
Développer l’empathie
J'ai organisé des focus groups avec 4 chefs de projet issus de nos clients grands comptes pour mieux comprendre la diversité des structures des projets, les étapes à automatiser, les attentes de collaboration et les principaux risques opérationnels.
“...on veut pouvoir s’assurer que la personne adéquate dispose du bon document, au bon moment du projet.”
“...il faut avoir une visibilité sur le processus qui a conduit un fichier à sa situation actuelle.”
“... on passe beaucoup de temps à déplacer des fichiers d’un dossier à l’autre et à contrôler s’ils sont exploitables ou non.”
“... à chaque nouveau projet, on réinvente la roue dans l’organisation des dossiers et des rôles. C’est propre à notre industrie mais c’est là qu’on perd en efficience.”
Aperçu des leçons apprises en focus group
BENCHMARK
Analyse comparative : s’inspirer des meilleurs
Le benchmark m'a permis d'identifier les patterns de solutions de concurrents directs et indirects, comprendre les attentes implicites sur la gestion de droits, la traçabilité des workflows et les gestion des arborescences de dossiers.
Philosophie de conception
1
Adapter sans complexifier : offrir une personnalisation maîtrisée
Parce que les pratiques documentaires varient selon les clients, mais que la solution devait rester simple à prendre en main malgré la complexité du sujet.
2
Standardiser pour ne plus réinventer : dupliquer et adapter des structures existantes
Parce que les équipes reconstruisent souvent des structures similaires d’un projet à l’autre, au prix d’un temps important et d’un risque d’incohérence.
3
Rendre chaque automatisation compréhensible et transparente
Parce qu’un workflow ISO 19650 n’est utile que si chacun peut comprendre les règles, suivre les changements d’état et faire confiance au processus.
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